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Obligaciones corporativas.

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Muchos empresarios tienen la idea de que para el correcto funcionamiento del negocio basta cumplir con las obligaciones fiscales y administrativas; tales como estar dados de alta ante el registro federal de contribuyentes, contar con licencias de funcionamiento, tener en orden los temas laborales, entre otras; sin embargo, no son las únicas, hacen falta aquellas que tienen que ver con la gobernanza corporativa.

El cumplimiento de las obligaciones corporativas es fundamental para el fortalecimiento del negocio; para saber el estado que guarda (básicamente desde el aspecto financiero) frente a los socios y/o inversionistas; así, por ejemplo, cabe la pregunta: ¿Usted tiene constancia de las decisiones que se toman en la empresa?

Las decisiones empresariales deben estar documentadas y en algunos casos contar con fe pública. Muchas veces, se cree que la única obligación importante de la empresa durante los primeros meses del año es la presentación de declaración anual ante el fisco; en todo caso, el reparto de utilidades; no obstante, se tiene la obligación de emitir y dar a conocer a los socios los estados financieros y de resultados.

La importancia de cumplir dichos deberes lleva a que los socios conozcan la existencia de pérdidas o utilidades; permiten detectar áreas de oportunidad para realizar ajustes financieros o de operación; ayudan a tener un buen control interno y hacer un uso eficiente del flujo de efectivo, entre otros beneficios.

Lo que pasa al interior de los entes económicos, en materia financiera, debe discutirse y aprobarse en una asamblea general ordinaria de accionistas, y para celebrarla, no debemos pasar por alto el cumplimiento de los requisitos para su validez, siendo uno de ellos el que sean celebradas dentro de los primeros 4 meses del año.

El resultado de dichas asambleas debe estar en orden en el libro corporativo respectivo (además de contar con los libros de acciones y variación de capital), lo que permitirá tener una historia documentada de la vida de la sociedad, la generación de dichos registros permite a la empresa atender mejor las situaciones que se pueden presentar frente autoridades administrativas o fiscales.

Lo anterior, en razón de que se da sentido y soporte al actuar de la empresa, al estar documentadas las decisiones, lo que permite darles congruencia a los registros contables, los contratos comerciales y de operación que justifican las operaciones financieras y fiscales del negocio.

Cumplir con las obligaciones corporativas es invertir en prevención y seguridad para el negocio; por ejemplo, el hecho de no haber considerado la constitución de los fondos de reserva que habla la ley, llevó a que en esta pandemia muchas empresas tuviesen que cerrar; la ley dispone que anualmente hay que separar, como mínimo, un 5% de las utilidades netas de la sociedad para formar un fondo de reserva por un importe del 20% del capital social, pero eso no es todo, la obligación trasciende para formar más de un fondo de reserva cuando el primer fondo ya esté formado, ello para que el negocio pueda soportar cualquier emergencia que implique fuertes salidas de dinero.

Por otra parte, cuando la autoridad fiscal inicia una revisión de la contabilidad, unos de los primeros documentos que requiere son los libros corporativos, siendo que la no presentación de los mismos le permite imponer multas cercanas a los 20 mil pesos.

En consecuencia, usted ¿ya celebró la asamblea de accionistas, en donde haya dado a conocer los estados financieros de la misma? ¿Cuenta con libros corporativos? ¿Analiza con su equipo contable los estados financieros y toma decisiones con base en los resultados? De no ser así, está a tiempo de dar el primer paso.

Si requiere asesoría, nuestro equipo puede brindarle la información que requiere para con ella maximizar los resultados de su empresa.

Con colaboración de Juan Ramírez.

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